טבלת סידור עבודה באקסל: תבנית חינם להורדה

בהרבה עסקים קטנים סידור העבודה השבועי עדיין נבנה באקסל: טבלה אחת, שבעה ימים, ושמות שנכנסים למשבצות. זה עובד, בתנאי שהטבלה בנויה נכון. במדריך הזה תמצאו תבנית אקסל חינמית להורדה, את ששת הצעדים למילוי נכון, מה החוק דורש מכם כשבונים סידור, ואת הסימנים שהאקסל כבר לא מספיק.

מה צריך להיות בטבלת סידור עבודה

טבלת סידור עבודה טובה עונה על שתי שאלות: מי עובד מתי, והאם השבוע מכוסה. אלה החלקים שחייבים להיות בה:

חלק בטבלה	למה הוא חשוב
ימי השבוע בעמודות, מראשון עד שבת, עם תאריך	בלי תאריך אי אפשר לדעת איזו גרסה מעודכנת
משמרות בשורות, עם שעות התחלה וסיום	"בוקר" בלי שעות נתון לפרשנות, ואי אפשר לבדוק מנוחה
כמה אנשים צריך בכל משמרת, ובאיזה תפקיד	ככה רואים מיד משבצת חסרה
רשימת עובדים עם תפקיד ומקסימום משמרות בשבוע	מונעת שיבוץ של מי שלא מתאים לתפקיד, ועומס על אותם אנשים
סיכום לכל עובד: משמרות, שעות, לילות וסופי שבוע	מראה על המסך אם החלוקה הוגנת
אזור לאילוצים ובקשות	בקשה שנכתבה בוואטסאפ נשכחת. בקשה שכתובה ליד הסידור נשמרת

איך בונים סידור עבודה שבועי באקסל ב-6 צעדים

הסדר חשוב: קודם מה השבוע צריך, אחר כך הכללים, ורק בסוף השמות.

1. כתבו את הצורך לפני השמות. לכל משמרת: כמה אנשים בכל תפקיד. למשל, במסעדה בערב: טבח אחד, שלושה מלצרים וברמן. סידור שנבנה משמות מגלה חוסרים רק במשמרת עצמה.
2. רשמו את העובדים. שם, תפקיד, כמה משמרות בשבוע כל אחד יכול ורוצה, ומי לא עובד בלילה או בשבת.
3. אספו זמינות עד יום קבוע. למשל עד יום רביעי ב-12:00. מי שלא הגיש עד אז נחשב זמין. זה חוסך שרשור של תזכורות.
4. מלאו קודם את המשמרות הקשות. לילות, סופי שבוע ומשמרות סגירה. את הקלות תמיד קל למלא בסוף.
5. בדקו מנוחה ומגבלות. עברו על כל עובד: האם יש לו לפחות 8 שעות בין משמרות, מנוחה שבועית, ולא יותר משבוע של לילות ברצף. התבנית מסמנת חלק מהבעיות האלה לבד.
6. פרסמו ביום קבוע, ונעלו שינויים. שלחו קובץ אחד עם תאריך בשם. כל החלפה אחרי הפרסום נכתבת בקובץ, לא רק בקבוצה.

תבנית סידור עבודה להורדה

התבנית היא קובץ אקסל אחד, מוכן לעברית (מימין לשמאל), עם ארבעה גיליונות:

• הוראות: איך ממלאים, מה כל צבע אומר, ומה הבדיקות תופסות.
• עובדים: שם, תפקיד, מקסימום משמרות בשבוע, ומי לא עובד בלילה.
• סידור שבועי: שבעה ימים, משמרות בוקר, ערב ולילה. בוחרים עובד מרשימה נפתחת, כך שאין שמות עם שגיאות כתיב, ושורת "חסרים" מראה איפה עוד יש משבצת ריקה.
• סיכום ובדיקות: ספירה אוטומטית של משמרות, שעות, לילות ושישי-שבת לכל עובד, סימון של מי שעבר את המקסימום, והתראה על עובד שמשובץ ללילה ואז לבוקר שלמחרת, בלי מנוחה ביניהם.

הורידו את תבנית סידור העבודה השבועי (Excel, חינם)

הקובץ נפתח גם ב-Google Sheets. העובדים והשיבוצים שבו הם דוגמה: מוחקים אותם ומכניסים את שלכם.

מה החוק אומר כשבונים סידור

שלושה כללים מחוק שעות עבודה ומנוחה משפיעים כמעט על כל סידור:

כלל	מה זה אומר בסידור
מנוחה בין ימי עבודה	לפחות 8 שעות בין סוף משמרת לתחילת הבאה. עובדת במשמרת לילה זכאית ל-12 שעות (יש חריגים). משמרת לילה שמסתיימת ב-07:00 ומשמרת בוקר שמתחילה ב-07:00 לא יכולות להיות של אותו אדם.
מנוחה שבועית	36 שעות רצופות בשבוע, שכוללות את יום המנוחה לפי דת העובד (שישי, שבת או ראשון). עבודה במנוחה השבועית משולמת לפחות 150%.
משמרת לילה	משמרת שלפחות שעתיים ממנה בין 22:00 ל-06:00. שבע שעות בה הן יום עבודה מלא, ומהשעה השמינית הן שעות נוספות. עובד לילה לא עובד יותר מ-58 שעות בשבוע, כולל נוספות, אלא בהיתר.

המידע כאן כללי ואינו ייעוץ משפטי. בחלק מהענפים חלים חריגים והסכמים קיבוציים.

5 טעויות נפוצות בסידור עבודה באקסל

1. בונים מהשמות, לא מהצורך. הסידור נראה מלא, ובערב שישי מגלים שחסר מלצר. על איך תופסים את זה מראש: איך לזהות פערי איוש במשמרות מוקדם.
2. לילה ואז בוקר. אותו עובד סוגר משמרת לילה ופותח את הבוקר. זו הפרת מנוחה, ומקור קבוע לאיחורים ולעזיבות.
3. אין ספירה של סופי שבוע. בלי מספרים, כל עובד בטוח שדופקו דווקא אותו. ספירה פשוטה של שישי-שבת לכל אחד סוגרת את הוויכוח.
4. שלושה קבצים בוואטסאפ. אחרי השינוי השלישי אף אחד כבר לא יודע מהי הגרסה הנכונה.
5. החלפות שלא נרשמות. עובדים מתחלפים ביניהם, הקובץ לא מתעדכן, ובסוף החודש השעות לא מסתדרות.

מתי אקסל כבר לא מספיק

אקסל מצוין לצוות קטן עם סידור קבוע. הוא מתחיל להכביד כשמופיעים אחד או יותר מהסימנים האלה:

• בניית הסידור לוקחת יותר משעה בשבוע.
• יש כמה תפקידים, ולא כל עובד יכול למלא כל תפקיד.
• יש משמרות לילה ושבתות, וצריך לעקוב אחרי מנוחה והוגנות.
• שינויים והחלפות קורים כמעט כל יום.
• העובדים רוצים לראות את המשמרות שלהם בטלפון, בלי לחפש קובץ.

מאקסל לסידור אוטומטי

ב-WeekEye כותבים משפט אחד על העסק, למשל "מסעדה עם 12 עובדים, שתי משמרות ביום", והמערכת בונה תפקידים, משמרות וסידור שבועי. מי שכבר עובד באקסל יכול להעלות את הקובץ הקיים, והסידור נבנה ממנו. העובדים מקבלים קישור למשמרות שלהם. עוד על זה בתכנון משמרות ב-WeekEye, בסידור עבודה למסעדה, ובמדריך איך לבנות סידור עבודה הוגן למסעדה.